Dirección de Administración

23 de septiembre del 2017

Mensaje

Cada una de las áreas que integran la Dirección de Administración son fundamentales para la realización de las actividades de la Secretaría de Contraloría, puesto que en ella recae la administración y control del recurso financiero,  manejo del Recurso Humano, compras, los mantenimientos preventivos y correctivos de los bienes muebles e inmuebles, entre otras.

Por eso la importancia de llevar un control eficiente de cada uno de los procesos, para dar productividad a cada una de las áreas que conforman la Secretaría, y estos a su vez puedan ofrecer certeza, veracidad, transparencia y rendición de cuentas  a cada integrante de la Sociedad Duranguense, en cuanto al manejo del recurso público.

Estructura Orgánica

Funciones:

  1. Proponer, difundir y aplicar las políticas, normas, sistemas y procedimientos para mejorar la organización y administración de los recursos humanos, financieros y materiales de la Secretaría;

  2. Cubrir las plazas vacantes de la Secretaría, previa autorización del Secretario, con personal capacitado para el área correspondiente, realizando el proceso de selección y contratación de personal, en coordinación con el área de recursos humanos de la Secretaría de Finanzas y de Administración del Estado en los casos que así proceda;

  3. Llevar a cabo el procedimiento correspondiente al registro y reporte de incidencias de altas, bajas, permisos, ausencias, incapacidades, trasferencias de funciones, nivelación de sueldos, prestaciones y demás actividades referentes al personal;

  4. Autorizar programas de capacitación al personal de la Secretaría atendiendo a la suficiencia presupuestal;

  5. Proporcionar la identificación oficial al personal de la Secretaría;

  6. Mantener actualizados los expedientes y directorio del personal de la Secretaría;

  7. Realizar la valoración para la adquisición de materiales, suministros y de activo fijo, así como requerimientos para el mantenimiento de las instalaciones de la Secretaría;

  8. Promover y autorizar los materiales y suministros a cada una de las áreas de la Secretaría, previa evaluación de las necesidades de las mismas;

  9. Realizar y controlar el servicio de mensajería de la Secretaría;

  10. Llevar el control de los bienes patrimoniales y realizar inventarios periódicos de las existencias, estado de los bienes y baja de los en desuso;

  11. Mantener en óptimas condiciones el parque vehicular asignado a la Secretaría, llevando a cabo el mantenimiento preventivo y correctivo necesario;

  12. Realizar el mantenimiento a los bienes muebles e inmuebles de la Secretaría;

  13. Administrar los recursos financieros a cargo de la Secretaría;

  14. Operar y responsabilizarse del manejo de cuentas bancarias y financieras a nombre de la Secretaría;

  15. Elaborar el anteproyecto de presupuesto de egresos de la Secretaría y presentarlo al Secretario para su aprobación y posteriormente enviarlo a la Secretaría de Finanzas y de Administración del Estado;

  16. Elaborar el programa anual de trabajo de la propia Dirección, acorde a las necesidades de la Secretaría;

  17. Recibir, revisar, autorizar y tramitar las solicitudes de viáticos del personal de la Secretaría, así como realizar la recepción, previo análisis de la comprobación de los mismos;

  18. Administrar y controlar el presupuesto autorizado a la Secretaría;

  19. Establecer las medidas necesarias para eficientar el ejercicio del gasto e inversión de la Secretaría;

  20. Establecer mecanismos que faciliten el aprovechamiento de los sistemas computacionales;

  21. Coordinarse con la Dirección de Innovación Gubernamental para determinar la suficiencia presupuestal para el rubro de capacitación del personal de la Secretaría;

  22. Recibir y resguardar los archivos de la Secretaría conforme a las disposiciones que se establezcan para tal efecto; y

  23. Las demás que le atribuyan las leyes, reglamentos y otras disposiciones legales aplicables, así como las que le sean conferidas por el Secretario.

Logros de 15 de septiembre de 2016 a la fecha

  • Durante el periodo del 15 de septiembre de 2016 a la fecha se han realizado las siguientes actividades en el Departamento de Recursos Humanos de la Secretaría de Contraloría:
  • 106 altas de personal con sus respectivos cursos de inducción.
  • 40 bajas de personal
  • 46 prórrogas de contratos por tiempo determinado
  • 75 contratos por primera vez con recursos del 5 al millar federal
  • 113 renovaciones de contrato del personal del 5 al millar federal
  • Se enviaron 18 reportes de movimientos de personal al Departamento de Recursos Financieros para pago de nómina.
  • Se realizó la justificación de más de 2900 incidencias del personal ante el Departamento de Control de Asistencia adscrito a la Dirección de Recursos Humanos de la SFA

  • Se elaboró la propuesta de Proyecto de Presupuesto anual de ingresos y egresos del 2 y 5 al millar federal del ejercicio 2017 y se gestionó su autorización ante la SFP

  • Se elaboró el Presupuesto de Egresos del 2 y 5 millar estatal, con base en la asignación, del techo presupuestario por la Secretaría de Finanzas y de Administración (SFA) correspondiente al ejercicio 2017.

  • Se elaboraron y enviaron a la SFP los informes del 2 y 5 al millar federal, correspondientes al mes de septiembre a diciembre del 2016 y de enero a junio de 2017, proporcionando la información al área correspondiente para su publicación en la página de transparencia

  • Se elaboró y público en la página de transparencia los reportes mensuales de viáticos por los por los meses de septiembre, a diciembre de 2016  y de enero a junio de 2017

  • Se llevó a cabo la obtención revisión y proceso contable de la documentación generada por las operaciones realizadas por todas las áreas, para la determinación de la información financiera correspondientes a los meses de septiembre a diciembre de 2016 y enero a junio 2017.

  • Se emitió el procedimiento modificado de viáticos a todas las áreas de la Secretaría.

  • Se realizó la asignación y entrega de 569 solicitudes de viáticos, y se llevó a cabo la revisión de  la  comprobación  de los mismos,  y se envió el  depósito  por  concepto  de reintegro a las cuentas correspondientes, del 16 de septiembre a diciembre de 2016 y enero a junio de 2017.

  • Se atendieron 389 solicitudes de material y servicios
  • 1028 formatos de resguardos vehiculares.
  • 12 bitácoras de combustible de Durango y Coordinación Laguna.
  • 65 mantenimientos de parque vehicular.
  • Actualizaciones de resguardo de bienes muebles y equipo de cómputo.
  • Control de inventario de papelería y suministros.
  • Informe del consumo de gasolina mensual por vehículo.
  • Informe del consumo de papelería por Dirección.
  • 63 solicitudes de servicio en el Sistema Financiero Oracle.
  • Atención a las solicitudes de adecuaciones presupuestales de acuerdo a las necesidades de cada una de las áreas de la Secretaría de Contraloría.
  • Adecuaciones en el Laboratorio de Obra Pública de la Laguna.

Retos 2017-2018

  • Debido a la creciente solicitud de la ciudadanía en la transparencia y rendición de cuentas, la Secretaría de la Contraloría requiere de dar resultados a corto y mediano plazo, y para ello demanda un mayor número en su plantilla de personal capacitado, por lo que requiere ser  una dependencia en crecimiento, ante esta situación,  el Departamento de Recursos Humanos tendrá que eficientar los procedimientos ante el personal de nuevo ingreso.

  • Un reto importante para el ejercicio 2017 consiste en la implementación del sistema de Contabilidad Gubernamental.

  • Otro de los retos importantes es dar puntual cumplimiento a la ley de transparencia

  • Y dar cumplimiento a toda la normatividad que aplique al área en tiempo y forma, así como al programa anual de trabajo.

  • Y uno de los retos más importantes lograr la digitalización de la documentación del área con el propósito de ponerla a disposición de la plataforma de transparencia.

  • Mejorar el conjunto de aplicaciones y sistemas que soportan toda la infraestructura de la SECOED en calidad del código, seguridad y velocidad.

  • Optimizar el proceso de almacenamiento de información del sistema de video vigilancia.

  • Optimizar los tiempos de respuesta de los reportes de servicios preventivos y correctivos, así como el soporte técnico a los usuarios.

  • Desarrollo e Implementación de un sistema de control de Bienes Informáticos.

  • Control total de la bitácora de vehículos y gasolina
  • Atención total de las solicitudes hechas por las áreas.